Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels

1. Introduction

CPO Performance (« CPO »), exploité par Yanick Marchand et Émilie Larivière, pharmaciens inc., accorde une grande importance à la confidentialité et à la protection des renseignements personnels. La présente politique explique comment nous recueillons, utilisons, communiquons, conservons et protégeons ces renseignements.

Elle remplace la version 1.0 du 22 septembre 2023 et conserve sa structure générale tout en l’adaptant à cpoperformance.ca, aux services de préparation centralisée, à CPOLogistique et à l’environnement technologique Azure.

2. Application et définitions

La politique s’applique à notre site public, à nos communications, à CPOLogistique, à nos activités de préparation centralisée, à nos relations avec les pharmacies partenaires ainsi qu’aux candidatures et relations de travail.

Un « renseignement personnel » est un renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Un renseignement est « sensible » lorsque sa nature, notamment médicale, biométrique ou autrement intime, ou le contexte de son utilisation ou de sa communication exige un degré élevé de protection.

Les pharmacies partenaires demeurent responsables des renseignements qu’elles recueillent auprès de leurs patients. CPO les traite dans le cadre des services qui lui sont confiés et selon les ententes, les lois et les normes professionnelles applicables.

3. Renseignements recueillis et finalités

3.1 Site public et communications

Le site public ne contient aucun formulaire. Si vous communiquez volontairement avec nous par téléphone ou par courriel, nous pouvons recevoir vos coordonnées, le contenu de votre demande et les renseignements nécessaires pour y répondre.

Des journaux techniques minimaux peuvent être produits par l’infrastructure afin d’acheminer les requêtes, prévenir les abus, diagnostiquer un incident et protéger le service. Ils peuvent notamment contenir une adresse IP, la date et l’heure, la ressource demandée, le type de navigateur et un résultat technique. Nous ne les utilisons pas pour dresser un profil publicitaire.

3.2 CPOLogistique et utilisateurs autorisés

Pour exploiter la plateforme sécurisée, nous pouvons traiter l’identité professionnelle, les coordonnées de travail, l’organisation et la pharmacie associées, les rôles et autorisations, les événements d’authentification, les actions métier, les validations, les scans et les éléments de traçabilité nécessaires.

Ces renseignements servent à authentifier les utilisateurs, appliquer les droits d’accès, soutenir les opérations, attribuer les actions, prévenir les erreurs et les doubles traitements, enquêter sur les anomalies et démontrer le respect des garde-fous métier.

3.3 Préparation centralisée

Dans le cadre d’un mandat confié par une pharmacie, CPO peut traiter les renseignements nécessaires à la préparation et au suivi d’ordonnances, notamment les identifiants du patient et de la prescription, la pharmacie responsable, les médicaments et directives nécessaires, les statuts de traitement, les contrôles de qualité, les contenants, les boîtes, l’expédition, la réception et les anomalies.

Ces renseignements sont utilisés uniquement pour exécuter le service demandé, assurer la bonne commande au patient, respecter les exigences professionnelles et légales, maintenir la continuité des opérations et produire la preuve métier requise.

3.4 Personnel, candidats et fournisseurs

Nous pouvons traiter les coordonnées, compétences, disponibilités, renseignements administratifs et autres informations raisonnablement nécessaires à une candidature, à une relation de travail ou à la gestion d’un fournisseur. Les renseignements financiers ou fiscaux ne sont recueillis que lorsqu’ils sont nécessaires à l’administration de la relation.

3.5 Limitation

Nous limitons la collecte aux renseignements nécessaires aux finalités déterminées. Nous ne vendons ni ne louons de renseignements personnels et nous ne les utilisons pas à des fins de publicité comportementale.

4. Consentement et nécessité

Lorsque la loi l’exige, nous obtenons un consentement valide avant de recueillir, d’utiliser ou de communiquer un renseignement personnel. Ce consentement doit être manifeste, libre, éclairé, donné à des fins précises et demandé en termes simples et clairs.

Certains traitements sont nécessaires à la fourniture d’un service demandé, à l’exécution d’un contrat, à la sécurité, au respect d’obligations professionnelles ou légales, ou sont autrement permis sans consentement par la loi. Un refus ou un retrait de consentement peut alors limiter un service, sans effet rétroactif sur un traitement déjà légitime.

5. Accès interne et communication

L’accès est limité aux personnes dont les fonctions l’exigent, selon le principe du moindre privilège. Les utilisateurs de CPOLogistique utilisent des comptes nominatifs et leurs actions critiques sont consignées.

Nous pouvons communiquer des renseignements personnels :

• à la pharmacie responsable et aux professionnels autorisés dans le cadre du service;
• à des fournisseurs qui soutiennent l’hébergement, l’identité, la cybersécurité, les communications, l’impression ou la logistique, uniquement selon le besoin et des engagements appropriés;
• lorsque la loi, une ordonnance, une inspection professionnelle ou la protection d’une personne le permet ou l’exige;
• dans le cadre d’une réorganisation ou transaction, sous réserve des protections prévues par la loi.

Nous ne communiquons pas de renseignements personnels à des fins de marketing de tiers.

6. Hébergement et traitement hors Québec

L’environnement opérationnel initial de CPOLogistique est hébergé sur Microsoft Azure dans la région Canada Est. Certains fournisseurs technologiques ou certaines fonctions de soutien peuvent néanmoins traiter des renseignements à l’extérieur du Québec.

Avant de communiquer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec, nous évaluons les facteurs requis par la loi, notamment la sensibilité, la finalité, les mesures de protection et le régime juridique applicable. La communication est encadrée par une entente écrite et n’a lieu que si une protection adéquate peut être assurée.

7. Mesures de protection

Nous appliquons des mesures administratives, physiques et technologiques proportionnelles à la sensibilité et au contexte, notamment la gestion des accès, l’authentification multifacteur lorsque requise, le chiffrement des communications, la séparation des environnements, la gestion des secrets, les sauvegardes, la journalisation, la surveillance et des procédures d’incident.

Les fournisseurs sont sélectionnés et encadrés en fonction des services rendus. Malgré ces mesures, aucun système ne peut éliminer entièrement tous les risques. Toute personne qui soupçonne un incident est invitée à communiquer rapidement avec le responsable indiqué ci-dessous.

8. Conservation et destruction

Nous conservons les renseignements seulement pendant la durée nécessaire aux finalités décrites, puis selon les délais légaux, professionnels, contractuels et de preuve applicables. Les durées varient selon la catégorie de renseignement et le contexte.

À l’échéance, les renseignements sont détruits de façon sécuritaire ou anonymisés conformément à la loi. Les copies de sauvegarde suivent leur cycle de rétention et ne sont restaurées que dans un cadre contrôlé.

9. Témoins et technologies de suivi

Le site public cpoperformance.ca n’utilise aucun témoin non essentiel, aucune analytique, aucune balise publicitaire et aucun outil de profilage. Il ne contient aucun formulaire.

CPOLogistique est un service distinct et sécurisé. Il peut utiliser les mécanismes strictement nécessaires à l’authentification, à la sécurité et au maintien d’une session. Ces mécanismes ne servent pas à la publicité.

10. Renseignements concernant des mineurs

Le site public ne vise pas à recueillir directement des renseignements auprès de mineurs. Les services de préparation centralisée peuvent toutefois concerner des patients mineurs lorsque leur pharmacie transmet les renseignements nécessaires dans le cadre d’un mandat valide. Ces renseignements bénéficient des mêmes mesures de protection, adaptées à leur sensibilité.

11. Vos droits

Sous réserve des conditions et exceptions prévues par la loi, vous pouvez demander :

• l’accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet;
• la rectification d’un renseignement inexact, incomplet ou équivoque;
• le retrait d’un consentement pour l’avenir;
• la cessation de diffusion ou la désindexation d’un renseignement lorsque les critères applicables sont satisfaits;
• la communication, dans un format technologique structuré et couramment utilisé, des renseignements informatisés recueillis auprès de vous lorsque ce droit est applicable.

Une demande doit contenir assez d’information pour vérifier votre identité et comprendre sa portée. Nous répondons normalement dans les 30 jours suivant sa réception, sous réserve des règles applicables. Si la demande concerne un dossier détenu sous la responsabilité d’une pharmacie partenaire, nous pouvons vous orienter vers cette pharmacie.

12. Communications électroniques et liens externes

Nous pouvons vous transmettre une communication nécessaire à une relation existante, à un service demandé, à la sécurité ou à une obligation légale. Toute communication commerciale est gérée selon les exigences applicables et offre les mécanismes de retrait requis.

Notre site peut contenir des liens vers des services externes, dont la plateforme CPOLogistique. Les pratiques de tiers indépendants sont régies par leurs propres politiques. Nous vous invitons à les consulter lorsque vous quittez nos services.

13. Questions et plaintes

Une question, une demande d’exercice de droits ou une plainte peut être transmise au responsable de la protection des renseignements personnels. Nous l’analyserons de façon confidentielle et documenterons les mesures prises.

Si vous n’êtes pas satisfait de la réponse, vous pouvez vous adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec.

14. Responsable de la protection des renseignements personnels

15. Modifications et historique

Nous pouvons modifier cette politique pour refléter l’évolution de nos services, de nos pratiques ou du cadre juridique. La version à jour est publiée sur le site avec sa date de mise à jour. Si un changement exige un nouveau consentement, celui-ci sera demandé avant le traitement concerné.